Как спланировать доставку грузов

Сотрудничество с транспортной компанией позволяет вам не тратить зря время, силы и средства. Поручая грузоперевозки контрагентам, вы избавляете себя от необходимости тратить деньги на создание и содержание собственного автопарка, нанимать и оплачивать водителей, контролировать их действия.

Но для того, чтобы доставка груза была выполнена успешно и в срок, вам придётся решить несколько организационных вопросов. Как грузоотправителю, вам предстоит совершить ряд важных действий. В этой статье мы поговорим о том, как организовать перевозку грузов.

7 советов как организовать перевозки грузов

Чтобы грамотно организовать грузоперевозки, нужно продумать логистику, арендовать транспорт, нанять персонал, рассчитать стоимость грузоперевозок, предусмотреть возможные риски.

Советы по организации перевозки грузов:

1. Подберите оптимальный маршрут перевозки
2. Выберите вид транспорта для перевозки
3. Подготовьте груз к транспортировке
4. Определите стоимости грузоперевозки
5. Контролируйте этапы логистической цепи
6. Отслеживайте грузоперевозки
7. Учитывайте возможные риски

Подберите оптимальный маршрут перевозки

При разработке маршрута следует учитывать:

• погрузку в исходной точке маршрута;
• особенности груза, его габариты и массу;
• сроки доставки;
• пункты хранения груза;
• если нужно — пункты пересечения границы.

Лучше всего, если в штате есть специалист, который знает, как организовать логистику оптимальным образом.

Выберите вид транспорта для перевозки

При определении вида транспорта, который будет использоваться для грузоперевозок необходимо найти компромисс между стоимостью и сроками доставки. Нужно рассмотреть все плюсы и минусы перевозки груза каждым из четырех видов транспорта:

• Авиатранспорт — самый быстрый (при летной погоде), но из-за дороговизны его целесообразно использовать далеко не для всех грузов. Подходит в тех случаях, когда необходимо перевезти дорогие и хрупкие грузы на далекие расстояния.
• Железнодорожный транспорт — оптимальный вариант для перевозки грузов на большие расстояния. Стоимость — низкая. Подходит для регулярных перевозок. Можно перевозить грузы достаточно большой массы, а также негабаритные. Практически не зависит от погоды.
• Водный (речной, морской) транспорт — стоимость перевозки минимальна, есть возможность доставки негабаритных и очень тяжелых грузов. На морских судах грузы перевозят в специальных контейнерах, защищающих содержимое от соленой воды. По многим маршрутам зимой перевозки не осуществляются.
• Автомобильный транспорт — подходит для перевозки легких и средних по весу грузов. Оптимален для сборных грузов. Перевозки стоят дороже железнодорожных, но намного дешевле воздушных. Возможность перевозок мало зависит от погоды.

Анализируя возможность использования того или иного вида транспорта, следует определить:

• способность данного вида транспорта везти груз (с учетом массы, габаритов, хрупкости и других особенностей отправляемой продукции);
• способность осуществлять перевозки при изменении погодных, климатических условий;
• сроки доставки груза при использовании конкретного вида транспорта;
• стоимость перевозки (примерный ценовой диапазон);
• вероятность нарушения сроков доставки каждым видом транспорта;
• вероятность сохранности груза.

Если маршрут длинный, может быть целесообразно разбить его на сегменты, для каждого из которых выбрать отдельный вид транспорта.

Выбрав вид транспорта, необходимо приступить к решению следующего вопроса: как найти грузоперевозчика?

Если у вас есть контакты нескольких проверенных грузоперевозчиков, с которыми вы привыкли сотрудничать, всегда могут возникнуть форс-мажоры. В результате придется срочно искать транспортную компаний. В этом случае воспользуйтесь этими способами:

• Используйте биржи грузоперевозок
• Свяжитесь напрямую с транспортными компаниями
• Закажите услуги экспедитора
• Размещайте тендеры на грузоперевозки
• Посещайте выставки и мероприятия

Подготовьте груз к транспортировке

Груз тщательно взвешивают, а затем упаковывают. Тара, в которую помещают груз, должна соответствовать его характеристикам. Особые требования предъявляются к упаковке пожароопасных, токсичных грузов, сыпучих веществ. Тара должна защищать целостность хрупких грузов. Упаковку маркируют.

После того, как груз упакован, оформляют документы. В товарно-транспортной накладной указывают основные характеристики груза: наименование, количество, стоимость, данные об отправителе, получателе, грузоперевозчике.

Необходим сертификат качества или отказное письмо. При экспорте или импорте в пакет документов включают счет-фактуру, санитарное свидетельство, таможенную декларацию.

Определите стоимость грузоперевозки

В стоимость грузоперевозки включаются себестоимость и прибыль. При расчете себестоимости нужно сложить все затраты, связанные с перевозкой груза. К примеру, при расчете себестоимости перевозки автомобильным транспортом учитываются:

• расстояние, которое прошел транспорт;
• масса груза;
• время транспортировки;
• время, проведенное под погрузкой и разгрузкой;
• холостой пробег;
• стоимость горюче-смазочных материалов.

Часто профессиональные перевозчики не рассчитывают себестоимость самостоятельно, а просто в качестве тарифа указывают среднюю цену по рынку. К ней добавляют желаемую прибыль, которая часто зависит от платежеспособности грузоотправителя.

Контролируйте этапы логистической цепи

Логистическая цепь включает в себя множество звеньев. В их числе — производители продукции, грузоперевозчики, посредники, фирмы, которые предоставляют услуги по складированию грузов (в том числе и временному).

Если заранее не выстроить четкую систему взаимодействия между всеми этими субъектами, возможны накладки: простои автотранспорта, некачественная погрузка и разгрузка, ненадлежащие условия хранения грузов.

Отслеживайте грузоперевозки

Владельцу груза очень важно знать, как проходит поездка, где именно в каждый конкретный момент времени находится транспорт, как прошли разгрузка или погрузка. Если при перевозке требуется особый температурный режим, необходимо контролировать, не нарушен ли он.

Существует несколько технологий, которые позволяют контролировать перевозку, а в некоторых случаях — и состояние груза:

• GPS — спутниковая навигация. Поскольку сейчас очень мало мест, куда не достигает сигнал со спутника, то владелец груза может контролировать местонахождение груза, скорость транспортного средства и соблюдение маршрута в режиме реального времени. Существуют приложения, которые на основе полученных от GPS-устройств данных выстраивают маршрут на карте.
• RFID — способ позволяет с помощью радиочастотных меток отслеживать груз. Сигнал принимается на относительно небольших расстояниях, зато могут быть переданы дополнительные данные, например, о температуре воздуха.
• IoT — технология, позволяющая опрашивать объединенные в сеть устройства, которые отслеживают местоположение и состояние груза (GPS-навигатор, датчики температуры, влажности). Информация передается по Интернету.
• Телематика — телекоммуникационная технология, позволяющая в режиме реального времени собирать, анализировать информацию о местонахождении и состоянии груза. Данные могут передаваться посредством кодированного спутникового сигнала.
• Геофенсинг — технология, с помощью которой оператор моментально узнает, что груз покинул определенную зону. В качестве контролируемой зоны оператор может выбрать склад, территорию порта, какой-либо отрезок пути.
• Баркоды — уникальные идентификаторы груза, которые наносят на упаковку. Баркоды состоят из штрих- и QR-кодов. В баркодах зашифрована информация о грузе и отправителе, пункте назначения. Чтобы считать баркод, требуется специальный сканер, поэтому метод подходит не для всех маршрутов.

Учитывайте возможные риски

Нередко в пути случаются неприятности и недоразумения, из-за которых срываются сроки поставки, грузы могут быть повреждены. График грузоперевозки может быть нарушен из-за природных катаклизмов: наводнений, снегопадов, сильного ветра. Всегда есть вероятность ДТП, поломки транспорта.

Оперативность решения возникающих в дороге проблем во многом зависит от профессионализма грузоперевозчика. Однако для того, чтобы гарантированно избежать крупного материального ущерба, груз лучше заранее застраховать.

Резюме

От того, как организована перевозка, зависит её стоимость, сохранность груза и соблюдение сроков доставки. Необходимо заранее составить план подготовки к перевозке груза, назначить ответственного, который будет координировать и контролировать действия исполнителей.

К моменту погрузки должны быть оформлены и проверены все документы, согласованы пункты временного хранения, установлено оборудование и приняты меры для контроля за перевозкой. Это значительно повысит шансы на своевременную доставку и целостность груза.